Narzędzia i technologia

Technologia jako przewaga konkurencyjna

W branży TSL technologia przestała być opcją — jest koniecznością. Agencja, która pracuje na arkuszach Excel, telefonach i karteczkach, nie wygra z konkurencją, która ma zautomatyzowane procesy, śledzenie w czasie rzeczywistym i raportowanie jednym kliknięciem. Dobra wiadomość: narzędzia są coraz bardziej dostępne, także dla małych firm.

TMS — Transport Management System

Serce operacyjne agencji logistycznej. TMS to oprogramowanie do zarządzania zleceniami transportowymi od przyjęcia do rozliczenia. Funkcje: tworzenie i zarządzanie zleceniami, przypisywanie przewoźników, śledzenie statusu, generowanie dokumentów (CMR, zlecenia, faktury), raportowanie, rozliczanie kosztów i marż. Popularne systemy: CargoON (polski, zintegrowany z Trans.eu), Transporeon, Oracle Transportation Management, 4Trans, Optilog. Ceny: od 500 zł/miesiąc za podstawowy system do kilku tysięcy za rozbudowane rozwiązania. Na starcie można zacząć od prostszych narzędzi, ale TMS powinien być priorytetem od momentu, gdy obsługujesz więcej niż 50 zleceń miesięcznie.

Giełdy ładunków

Trans.eu — absolutny standard w Polsce i Europie Środkowo-Wschodniej. Ponad 60 000 firm, miliony ofert ładunków i pojazdów dziennie. Oprócz giełdy oferuje: weryfikację firm (TransRisk), płatności (TransCash), monitoring GPS, e-CMR. Koszt: od 200 zł/miesiąc. TimoCom — lider w Europie Zachodniej. 53 000 firm, silny w Niemczech, Francji, krajach Beneluxu. Koszt: od 300 EUR/miesiąc. Teleroute — popularna w Europie Zachodniej i Południowej. Loads Today — rosnąca platforma z dobrym pokryciem w UE.

Tracking i GPS

Śledzenie pojazdów i ładunków w czasie rzeczywistym. Niektóre giełdy (Trans.eu) oferują wbudowany tracking. Niezależne rozwiązania: Project44, FourKites, Shippeo — platformy visibility dla dużych operacji. Dla mniejszych agencji: udostępnianie lokalizacji przez kierowcę (aplikacja mobilna), GPS w pojazdach przewoźnika (za zgodą). Klienci coraz częściej wymagają trackingu — to standard, nie luksus.

Elektroniczny CMR (e-CMR)

List przewozowy CMR w formie elektronicznej — zamiast papierowego dokumentu, cyfrowy podpis przy załadunku i rozładunku. Przyspiesza obieg dokumentów, eliminuje zgubione papiery, ułatwia rozliczenia. Protokół e-CMR (dodatkowy protokół do Konwencji CMR) ratyfikowało już kilkanaście krajów europejskich, w tym Polska. Platformy: Trans.eu e-CMR, Transfollow, globalne rozwiązania w TMS-ach.

ERP i księgowość

System ERP do zarządzania finansami: Comarch ERP Optima, Symfonia, wFirma, inFakt — integracja z TMS pozwala automatycznie generować faktury z zleceń. Kluczowe: kontrola należności (terminy płatności w TSL to 30-60 dni, a czasem dłużej), monitoring cash flow (płacisz przewoźnikowi po 14-30 dniach, klient płaci Ci po 30-60 — zarządzanie luką kasową jest krytyczne).

Komunikacja

Sprawna komunikacja z przewoźnikami, kierowcami i klientami. Oprócz telefonu i e-maila: komunikatory (WhatsApp, Telegram — popularne wśród kierowców międzynarodowych), platformy zintegrowane z TMS. Automatyczne powiadomienia SMS/e-mail o statusie ładunku dla klientów podnoszą jakość usługi bez dodatkowej pracy.